anhalten, zurückschauen, beurteilen und planen

Ich bin ja bekennender Anhänger der GTD-Methode und kann mir ein Arbeiten ohne gar nicht mehr vorstellen.  Laut David Allen kann GTD allerdings ohne einen Wochenrückblick überhaupt nicht richtig funktionieren.

Mein persönliches Setup zu GTD sieht  so aus:

  •  Mails laufen in die inbox meines Mailprogramms und werden nach der 2-min.-Regel entweder direkt bearbeitet oder in entsprechende Ordner verschoben.
  • Für Aufgaben und Projekte habe ich mir die Ordnerstruktur @next action, @on hold, @maybe und @sometimes in Evernote angelegt. Auch eine aktuelle ToDo-List führe ich mittlerweile hierüber, nachdem ich unendlich viele gute und weniger gute Tools ausprobiert habe, die mir aber alle zu kompliziert und/oder aufgeblasen sind.
  • Spontane Ideen und Gedanken werden vollkommen old-school und analog in mein Moleskine-Notizbuch rein gekritzelt, das ich immer bei mir habe. Die Notizen, die den Tag überleben, werden dann zur inbox von Evernote übertragen (klappt übrigens prima mit der iOS-App und der Kamerafunktion).

Warum noch ein Wochenrückblick?

Laut Definition dient der Wochenrückblick dazu, das System aktuell zu halten.  Sozusagen ein Regelmechanismus für die eigene Disziplin. Es zeigt auf, was alles erledigt wurde (sehr gutes Gefühl!), was noch erledigt werden muss (weil es aus den Augen geraten ist)  und vermittelt das Gefühl, nichts vergessen zu haben (beruhigend).

Nach GTD sollte der Wochenrückblick folgende Inhalte haben:

  • Prüfung aller Termine, Aufgaben und Ziele
  • abgeschlossene Aufgaben entfernen
  • min. einen nächsten Schritt für aktuelle Projekte festlegen
  • inbox aufräumen
  • neue Ziele definieren und planen.

Nach Überwindung meiner eigenen Trägheit (das ist immer der schwierigste Schritt), habe ich meinen work-flow umgestellt:

  • Im Kalender einen festen sich wiederholenden Termin “Wochenrückblick” für Freitag Nachmittag eingerichtet.
  • Im Evernote – Projektordner sind dann alle Aufgaben in einer ToDo-Liste aufgeführt, die sich wöchentlich wiederholen:
  1. Erledigt? Schreibtisch leer?, alles in Evernote übertragen?, Mail-inbox leer?, Ideen aus Notizbuch übertragen?
  2. alles aktuell? Posteingang verteilt?, Projektaufgaben gecheckt?, Kalender für die nächste Woche geprüft?, Wiedervorlage geprüft? ToDo und next-action geprüft?

Danach kann ich dann beruhigt das Wochenende mit dem Gefühl einläuten, dass einige der Affen, die mir auf der Schulter saßen, jetzt nicht mehr dort sind 🙂

Für meinen GTD-Ansatz nutze ich übrigens ausschließlich “kosten-neutrale” Software, die auf all’ meinen Geräten alles synchron halten.  So bin ich unabhängig von Betriebssystemen und habe nicht einen Wust an Programmen  für ein und die selbe Arbeit.

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  1. Alles im Griff? | WEBTin - 17. August 2012

    […] Anwendungen sind neben einem (analogen) Moleskine Notizbuch für die Notiz zwischendurch, vor allem Evernote. Mir ist besonders wichtig, dass ich bei meiner Planung nicht in ein starres Schema gepresst werde, […]

  2. Alles im Griff | WEBTin - 19. August 2012

    […] Anwendungen sind neben einem (analogen) Moleskine Notizbuch für die Notiz zwischendurch, vor allem Evernote. Mir ist besonders wichtig, dass ich bei meiner Planung nicht in ein starres Schema gepresst werde, […]

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